Digital Operations Handover
Tài liệu bàn giao đầy đủ từ Khoi Ta — tất cả quy trình, tools, links và SOP cho Digital Operations
Khoi Ta (người bàn giao)
Thiện, Khoa (người nhận)
03/2026
documentworkflowknowledge
1. Báo cáo định kỳ hàng tháng
A. GMAL Performance Report (Ngày 1-5 hàng tháng → Jessica)(1st-5th monthly → Jessica)
B. Company Dashboard (Đầu tháng → Jack/SNI → Anh Tim)(Beginning of month → Jack/SNI → Tim)
- Jack (dung.nong@vn.mcd.com) sẽ gửi request điền Scorecard
- Scroll đến phần 4Ds, điền 3 dòng đầu cho Digital (cùng số với GMAL report)
- Điền cả số tháng đó và QTD (Quarter-to-Date)
- Jack (dung.nong@vn.mcd.com) will send a request to fill the Scorecard
- Scroll to the 4Ds section, fill the first 3 rows for Digital (same numbers as GMAL report)
- Fill both the month's figures and QTD (Quarter-to-Date)
C. Promotion Report (Đầu tháng → Finance/Đào)(Beginning of month → Finance/Đào)
- Mở Digital Offer Report (Power BI)
- Filter theo year, month, channel
- Filter PromotionName:
- "Crew Drink"
- "Internal - Crew Meal"
- "Testing - New Crew Meal"
- "Manager Drink - 35K off"
- "Internal - Manager Meal"
- Export promotion cost cho từng loại → gom thành 1 file
- Gửi cho Finance: dao.le@vn.mcd.com (Đào) để reclass
- Open Digital Offer Report (Power BI)
- Filter by year, month, channel
- Filter PromotionName:
- "Crew Drink"
- "Internal - Crew Meal"
- "Testing - New Crew Meal"
- "Manager Drink - 35K off"
- "Internal - Manager Meal"
- Export promotion cost per type → consolidate into 1 file
- Send to Finance: dao.le@vn.mcd.com (Đào) for reclassification
2. Employee Tagging (Đầu tháng)
Quy trình cập nhật tag nhân viên trên AppEmployee tag update process on App
- HR (quynh.tran@vn.mcd.com — Quỳnh) thông báo DS đã update → download từ Monthly New Hire folder
- Kiểm tra email các nhóm: RST, Crew, Manager
- Vào Market Engine → Tagging Tool → Remove tag:
- Chọn "Vietnam Tag 1" → Remove
- Chọn "Vietnam Tag 2" → Remove
- Chọn "Vietnam Tag 3" → Remove
- Chuyển sang Apply tag → paste email list:
- Vietnam Tag 1 = RST list
- Vietnam Tag 2 = Crew list
- Vietnam Tag 3 = Manager list
→ Click Apply
- HR (quynh.tran@vn.mcd.com — Quỳnh) notifies that the list has been updated → download from Monthly New Hire folder
- Verify emails for each group: RST, Crew, Manager
- Go to Market Engine → Tagging Tool → Remove tag:
- Select "Vietnam Tag 1" → Remove
- Select "Vietnam Tag 2" → Remove
- Select "Vietnam Tag 3" → Remove
- Switch to Apply tag → paste email list:
- Vietnam Tag 1 = RST list
- Vietnam Tag 2 = Crew list
- Vietnam Tag 3 = Manager list
→ Click Apply
Lưu ý: Phải Remove tag cũ TRƯỚC khi Apply tag mới. Nếu không sẽ bị duplicate tags → nhân viên nhận sai ưu đãi.Warning: You MUST Remove old tags BEFORE applying new ones. Otherwise duplicate tags will occur → employees receive wrong benefits.
3. System Billing (Đầu tháng)
Quy trình thanh toán hóa đơn hệ thốngSystem invoice payment process
- Đầu tháng, nhận invoice từ Kochava và Plexure qua email → reply confirm số tiền
- Vào Process Maker → New case → Expense claim - NEW
- Điền đầy đủ mandatory fields, đính kèm invoice → Submit
- Chọn line manager từ dropdown → Continue
- Khi nhận email approved → in ra:
- Claim request
- Confirmation email
- Invoice
→ Nộp bản cứng cho Finance: mydung.nguyen@vn.mcd.com (Mỹ Dung)
- At the beginning of the month, receive invoices from Kochava and Plexure via email → reply to confirm the amount
- Go to Process Maker → New case → Expense claim - NEW
- Fill all mandatory fields, attach invoice → Submit
- Select line manager from dropdown → Continue
- When you receive the approval email → print:
- Claim request
- Confirmation email
- Invoice
→ Submit hard copies to Finance: mydung.nguyen@vn.mcd.com (Mỹ Dung)
4. Quarterly ABU Report (Cuối quý)
S&I team (viet.vo@vn.mcd.com — Việt) gửi template "Quarterly Dashboard". Dùng cùng metrics/data từ các report digital khác để điền.
S&I team (viet.vo@vn.mcd.com — Việt) sends the "Quarterly Dashboard" template. Use the same metrics/data from other digital reports to fill it in.
5. Xử lý khiếu nại khách hàng (Customer Care)
Quy trình xử lý complaints từ CC teamComplaint handling process from CC team
- Nhận enquiry từ CC team (cskh@vn.mcd.com)
- Nếu cần check lịch sử khách → vào Customer Care Portal (CCP)
- Tìm khách theo Email / Customer Service ID / Device ID
- Xem Transaction History, Active Offers, Loyalty Cards
- Nếu không giải quyết được → tạo ticket trên Service Café:
- Login bằng email McD external
- "Need assistance" → Fill form → Submit
- Chờ feedback vài ngày → trả lời CC team
- Receive enquiry from CC team (cskh@vn.mcd.com)
- If you need to check customer history → go to Customer Care Portal (CCP)
- Search customer by Email / Customer Service ID / Device ID
- View Transaction History, Active Offers, Loyalty Cards
- If the issue cannot be resolved → create a ticket on Service Café:
- Login with McD external email
- "Need assistance" → Fill form → Submit
- Wait a few days for feedback → reply to CC team
6. CMS Website — Cập nhật banner & nội dung
Thay bannerReplace banner
- Đăng nhập Admin Dashboard
- Click "Banner" → "Chỉnh sửa" trên section cần thay → upload banner mới
- Log in to Admin Dashboard
- Click "Banner" → "Edit" on the section to replace → upload new banner
Cập nhật nội dung / bài viếtUpdate content / articles
- Đăng nhập Admin Dashboard
- Click "Tin tức" → chọn bài cần sửa hoặc click "Thêm mới"
- Log in to Admin Dashboard
- Click "News" → select the article to edit or click "Add New"
7. Tạo Offer / Loyalty Reward / Push Notification
Tất cả thao tác tạo offer, reward, push đều thực hiện trên Plexure Admin.
All offer, reward, and push creation is done on Plexure Admin.
Các hướng dẫn chi tiết nằm trên SharePoint — click link phía trên để xem step-by-step với screenshots.Detailed guides are on SharePoint — click the links above to view step-by-step instructions with screenshots.
📥 Tài liệu Offer (Download)📥 Offer Documents (Download)
📥 Tài liệu Push & Deep Links (Download)📥 Push & Deep Links Documents (Download)
📥 Tài liệu Training Plexure/GMAL (Download)📥 Plexure/GMAL Training Documents (Download)
Quy trình tạo Offer trên PlexureOffer creation process on Plexure
- Campaign: Chọn hoặc tạo campaign chứa offer
- Payment: Chọn Free hoặc CLR (Closed Loop Redemption)
- Redemptions: Số lần redeem, expiry, countdown timer (max 30 phút)
- Placement: Vị trí hiển thị (Deals, Loyalty...)
- Details: Tên, mô tả, T&C, hình 1200x1200px
- Filter → Location → Store Availability → Review & Publish
- Campaign: Select or create a campaign to hold the offer
- Payment: Choose Free or CLR (Closed Loop Redemption)
- Redemptions: Number of redemptions, expiry, countdown timer (max 30 min)
- Placement: Display position (Deals, Loyalty...)
- Details: Name, description, T&C, image 1200x1200px
- Filter → Location → Store Availability → Review & Publish
⚠️ KHÔNG BAO GIỜ chuyển offer đã Published về Draft — sẽ gây lỗi hệ thống!⚠️ NEVER revert a Published offer back to Draft — this will cause system errors!
CLR Offer — Unburned Return
- In-store: Offer tự return sau 33 phút nếu POS không xác nhận
- MOP: Return sau 4 giờ (Reserve Offer setting)
- Return rate cao → kiểm tra POS connectivity
- In-store: Offer auto-returns after 33 minutes if POS does not confirm
- MOP: Returns after 4 hours (Reserve Offer setting)
- High return rate → check POS connectivity
8. Tạo location cho cửa hàng mới (NSO)
Chuẩn bị trước: latitude & longitude của cửa hàng mới.Prepare in advance: latitude & longitude of the new store.
Tạo trên 3 nền tảngCreate on 3 platforms
- Google My Business: Google Business Profile → "Thêm một doanh nghiệp" → điền thông tin → Publish → chờ Google duyệt
- Website: Admin Dashboard → "Cửa hàng" → "Thêm mới" → input thông tin → "Thêm mới"
- App (GMAL): Market Engine → Restaurant → List → "+Create" → điền thông tin → "Update"
- Google My Business: Google Business Profile → "Add a business" → fill in details → Publish → wait for Google approval
- Website: Admin Dashboard → "Stores" → "Add New" → input details → "Add New"
- App (GMAL): Market Engine → Restaurant → List → "+Create" → fill in details → "Update"
9. Tạo Hidden Reward Code (cho đối tác)
Quy trình tạo code ẩn cho ZaloPay, Vietmoney...Hidden code creation process for ZaloPay, Vietmoney...
- Tạo Reward trên Plexure: Plexure → Loyalty → All loyalty cards → 3-party redemption → Create New Loyalty Reward → điền setup → Publish
- Ghi lại loyalty_id (thường = 2046) và reward_id
- Đăng nhập E-voucher Dashboard → Quản lý Offer → "+ Thêm offer" → điền thông tin (dùng đúng loyalty_id và reward_id)
- Export codes → gửi cho vendor kèm hướng dẫn claim Hidden Reward
- Create Reward on Plexure: Plexure → Loyalty → All loyalty cards → 3-party redemption → Create New Loyalty Reward → fill setup → Publish
- Note down loyalty_id (usually = 2046) and reward_id
- Log in to E-voucher Dashboard → Manage Offers → "+ Add offer" → fill in details (use the exact loyalty_id and reward_id)
- Export codes → send to vendor along with Hidden Reward claim guide
10. Tạo QR Tracking Code (cho campaigns)
Tạo Smart Link trên KochavaCreate Smart Link on Kochava
- Đăng nhập Kochava
- Navigation → Engagement → Smartlink
- Click "+ Add a Smartlink" → điền General & Destination → Save
- Click vào smartlink vừa tạo → dropdown → click "Download" bên cạnh QR code → embed vào campaign
- Log in to Kochava
- Navigation → Engagement → Smartlink
- Click "+ Add a Smartlink" → fill General & Destination → Save
- Click the newly created smartlink → dropdown → click "Download" next to QR code → embed into campaign
12. Access Glossary — Tất cả tools & hệ thống
Danh sách 16 hệ thống/tools cần thiết cho Digital Operations.
List of 16 systems/tools required for Digital Operations.
GMAL Report
#2
Performance & Drilldown data
Promotion Report
Internal Tagging
#5
HR folder — QuỳnhHR folder — Quỳnh
#6
Tagging tool + Restaurant management
System Billing
#7
Expense claim submission
Customer Support
#8
Tạo ticket support GlobalCreate Global support tickets
#9
Check lịch sử khách hàngCheck customer history
Website
#10
Banner, tin tức, cửa hàngBanners, news, stores
Offer / Reward / Push
#11
Quản lý Offers, Rewards, PushManage Offers, Rewards, Push
#12
Plexure Guides (SharePoint)
NSO & Hidden Code & Tracking
#13
Tạo location cửa hàng mớiCreate new store location
#14
Tạo Hidden Reward CodeCreate Hidden Reward Codes
#15
Hướng dẫn claim cho vendorVendor claim guide
#16
Smart Link / QR Tracking