Khôi Handover — Phần 1

Full walkthrough: Reports, Platform Ops, Ad-hoc Tasks, Workflows

26/03/2026 Khôi (bàn giao) → Thiện (nhận) ~60 min

handoverreportingtaggingbillingcomplaintsNSOPlexurehidden-code

Tổng quan & Key Points

Monthly Reports

Platform Ops

Ad-hoc Tasks

Systems

4 Monthly Reports
M-Performance → Jessica, Company Dashboard → SNI, Promo Report → Finance, Quarterly → Việt

Employee Tagging — Market Engine
Clear tag cũ → Apply tag mới (IST/Crew/Manager). Check email format trước. Quỳnh (HR) gửi list.

Hidden Reward Code — Có custom code!
E-voucher Dashboard hỗ trợ fixed code (VD: "WELCOMEMCD"). Chọn "Sử dụng bản điều chỉnh".

Promotion Reclass — Đẩy GM
Chọn deal muốn reclass → báo Finance → họ key vào P&L. Budget ~3 tỷ/năm.

Customer Complaints ~10-20/tháng
CC email → check CCP → tự trả lời hoặc tạo ticket Service Café (2-3 ngày).

NSO — 3 nền tảng
Website CMS + Google My Business + Market Engine. Info từ Thảo (Operations).

Recurring Task Calendar

Khi nào	Task	Gửi cho	Data Source
1-5 hàng tháng	M-Performance Report (GMA Lite) Digital GC, Sale, AC, Users, Points, Offers	Jessica (vùng)	Power BI + Plexure
Đầu tháng	Company Dashboard Scorecard Section 4DS: 3 dòng (GC/R/D, %Sale, %GC) + cột Quarter	SNI → Anh Tim	Power BI
Đầu tháng	Promotion Report (Reclass) Crew/Manager meal & drink cost per store + reclass deals	Đào (Finance)	Power BI → Digital Offer
Đầu tháng	Employee Tagging Remove tag cũ → Apply tag mới (IST/Crew/Manager) → báo lỗi	Quỳnh (HR)	Market Engine
Đầu tháng	Billing — Plexure + Braze Expense claim 2 invoices (USD). Anh Tim approve → in → nộp Mỹ Dung	Process Maker	Email invoices
Cuối quý	Quarterly ABU Report Copy số từ các report trên. Template do Việt gửi	Việt (KSN9)	Tổng hợp

📊 Tóm tắt: 6 recurring tasks — 4 monthly reports + 1 tagging + 1 billing. Ad-hoc: customer complaints (~10-20/tháng), NSO, offer/banner/push, hidden reward codes, CMS updates.

Monthly Reports — Chi tiết

📊 1. M-Performance Report (GMA Lite)

Gửi cho Jessica (vùng) — ngày 1-5 mỗi tháng.
Điền ô màu xanh dương. Ô đen = công thức tự tính. Duy nhất công thức thủ công = chia VND cho tỷ giá 26,035.
Chi tiết đầy đủ → xem knowledge/gma-lite-filling-guide.md

📋 2. Company Dashboard Scorecard

SNI (Jack/Dung) gửi email đầu tháng với link scorecard.
Kéo đến section 4DS → điền 3 dòng:

Digital GC/R/D
% Digital Sale vs System Sale
% Digital GC vs System GC

Update cả cột Quarter: filter 3 tháng cùng lúc trên Power BI → tự ra average.

💰 3. Promotion Report

→ Xem section Promotion Reclass bên dưới

📈 4. Quarterly ABU Report

Việt (KSN9) gửi template cuối mỗi quý. Copy số từ các report trên (GC, Digital Offer, Sale %). MOP GC bỏ qua.

Employee Tagging — Market Engine

Mục đích: Gán tag để hệ thống đẩy reward (free meal/drink) cho đúng nhân viên. Tất cả nhân viên được giảm 20% mọi order (hiện đang bật).

Trigger: Quỳnh (HR) liên hệ đầu tháng. Danh sách trên SharePoint — file mới nhất nằm ngoài cùng. 3 tab: IST, Manager, Crew.

Workflow:

Check email format — tìm lỗi dấu cách, dấu móc, ký tự đặc biệt
Market Engine → Remove Tag — lần lượt remove Tag 1 (IST), Tag 2 (Crew), Tag 3 (Manager). Clear ALL cũ trước
Apply Tag → chọn Tag 1 → paste email list IST (mỗi email 1 dòng) → Check Email → Confirm and Apply
Làm tương tự cho Tag 2 (Crew), Tag 3 (Manager)
Email lỗi (account not found) → copy vào tab "Account Not Found"
Nhắn Quỳnh đã xong → Quỳnh check tab lỗi follow up

Billing & Expense Claims

2 hệ thống trả phí hàng tháng: Plexure + Braze. Invoice gửi qua email (USD).

Process Maker workflow:

Process Maker → New Case → Expense Claim
Recurring Payment = Yes
Điền: Title (e.g. "T2 Plexure"), ngày, description, số tiền (USD)
Attach invoice → Submit
Chọn Line Manager = Anh Tim → Continue
Đợi approve → nhận email confirmation
In claim request → nộp bản cứng cho Mỹ Dung (Finance)

Promotion Report & Reclass

Key insight: Digital có target Sale VÀ Profit (GM/GP). Reclass giúp đẩy GM lên bằng cách chuyển cost ra khỏi P&L digital.

A. Employee Benefit Report (bắt buộc):

Power BI → Digital Offer → filter tháng
Chọn từng category: Crew Drink, Crew Meal, Manager Drink, Manager Meal
Mỗi category → xem promo cost per store → export Excel
Giữ cột promo cost → điền vào file report → gửi Đào (Finance)
Chi phí ~10-20 triệu/tháng, tăng khi thêm stores

B. Reclass (tùy chọn — đẩy GM):

Nếu GM digital đang thấp → chọn deals đang chạy trong tháng muốn reclass
VD: "Gà giảm 50%", "Combo 2 gà rán giảm 50%"
Báo Finance số tiền reclass per store
Finance key vào P&L → deal đó không hit GM digital nữa
Quyền quyết định reclass deal nào + bao nhiêu là của mình
Lấy từ budget digital ~3 tỷ/năm

Customer Complaints

Volume: ~10-20 cases/tháng. CC team (cskh@vn.mcd.com) gửi email chi tiết.

Flow xử lý:

Nhận email CC — có: tên KH, cửa hàng, hóa đơn, app version, vấn đề
Level 1: Tự trả lời nếu biết vấn đề
Level 2: Check Customer Care Portal — lookup email KH → xem transaction history (30 ngày)
Level 3: Tạo ticket Service Café (ServiceNow) → global support Ấn Độ, response ~2-3 ngày

Fraud detection: KH claim không được cộng điểm → check point history trước/sau, device ID, timestamp. Nếu nghi gian lận → từ chối cộng bù.

Common case: KH order qua app nhưng không được cộng điểm → CC hỏi mình approve cộng bù không → check CCP → quyết định.

NSO — New Store Opening

Nguồn info: Thảo (Operations) gửi Store Directory — stores mới highlight màu đỏ, có Store Code, tên, SĐT, địa chỉ.

3 nền tảng cần tạo:

1. Website CMS (mcdonalds.vn/admincp)
Thêm store → tên, địa chỉ, tiện ích (24/7, wifi, parking, khu vui chơi, tiệc sinh nhật), tỉnh thành, Google Map lat/long, giờ mở, SĐT.

2. Google My Business
Tạo listing → auto-verify 1-2 phút (tài khoản lâu năm). Nếu trùng địa chỉ (mall) → submit business license + hóa đơn tiện ích.

3. Market Engine (App)
Restaurant List → Create → Restaurant ID (từ Thảo) + email + lat/long + giờ mở.
⚠️ Bắt buộc tick "Accept Offer" — nếu không KH không dùng được digital app tại store.

Offers / Banner / Push — Plexure

🎫 Offer Defaults:

Channel = internal, Format = Short Code, Countdown = 15 phút, Prefix = M
Unlimited: dùng xong tự xuất hiện lại. Limited: set số lần
Repeatable: offer quay lại sau khi dùng
Base Weight: số cao → offer hiện trên top app
Types: BOGO, multi-item discount, % discount, $ discount toàn hóa đơn

📢 Push Notification:

Chủ yếu dùng Broadcast. Approve ít nhất 30 phút trước thời điểm muốn live.
Tip từ Khoi: Từng test tagging "burger lover" / "chicken lover" → personalized push → worked nhưng chưa follow up.

Hidden Reward Code — E-voucher Dashboard

⭐ QUAN TRỌNG: E-voucher Dashboard hỗ trợ fixed custom code (VD: "WELCOMEMCD"). Chọn "Sử dụng bản điều chỉnh" khi tạo. Đây là cách tạo code MCDNEKOBB cho livestream!

Workflow:

Tạo reward trên Plexure → Loyalty → Redemption section
Ghi nhớ Reward ID + Loyalty PID (e.g. 2046)
Tag bắt buộc trên Plexure: view reward hidden loyalty card reward
Đăng nhập E-voucher Dashboard (evoucher-prd-be.goodday.vn)
Tạo offer → link Reward ID + Loyalty PID
Set số lượng code + độ dài ký tự (5-6)
Chọn loại code:
- Random unique — mỗi code khác nhau
- Fixed code — chọn "Sử dụng bản điều chỉnh" → nhập code custom
Export code → gửi vendor/partner hoặc share trên livestream

Lưu ý:
• Claim ≠ Transaction: Claim = lấy mã về app. Transaction = scan tại cửa hàng + trả tiền
• 1 code = 1 lần dùng. Code đã claim → người khác nhập báo "đã sử dụng"
• Livestream: Thả 200-3000 code, ai lụm được thì claim
• CC cũng truy cập E-voucher Dashboard để check mã lỗi, history, device ID

CMS Website

Tool: mcdonalds.vn/admincp
Banner: Edit → thêm banner mới, set thứ tự, URL click-through, upload hình (EN + VN)
Content: Trang tin tức, thực đơn, cửa hàng
CC cũng dùng CMS → xem/phản hồi "Góp ý" từ website

Lưu ý: CMS hiện tại là hard-coded (không phải WordPress), khá hạn chế. Khoi suggest rebuild bằng WordPress để dễ quản lý hơn.